Việc xác định đúng các khoản phụ cấp không phải đóng bảo hiểm xã hội giúp doanh nghiệp tối ưu chi phí và hạn chế rủi ro pháp lý. Luật Vạn Bảo sẽ giúp bạn hiểu rõ quy định hiện hành, áp dụng đúng và tránh các sai sót thường gặp trong thực tế.
Các khoản không tính đóng bảo hiểm xã hội là gì theo quy định pháp luật?
Để xác định chính xác các khoản không phải đóng BHXH, doanh nghiệp cần hiểu rõ bản chất tiền lương làm căn cứ đóng và nguyên tắc phân loại theo quy định pháp luật hiện hành.
Khái niệm tiền lương làm căn cứ đóng BHXH
Theo khoản 2 Điều 89 Luật Bảo hiểm xã hội 2014 (được kế thừa và điều chỉnh trong Luật Bảo hiểm xã hội 2024), tiền lương tháng đóng BHXH bắt buộc bao gồm:
- Mức lương theo công việc hoặc chức danh
- Phụ cấp lương
- Các khoản bổ sung khác xác định được mức tiền cụ thể, trả thường xuyên
Như vậy, không phải toàn bộ thu nhập của người lao động đều phải đóng BHXH.
Nguyên tắc xác định các khoản không tính đóng BHXH
Căn cứ khoản 3 Điều 30 Thông tư 10/2020/TT-BLĐTBXH và hướng dẫn tại Công văn 1198/BHXH-TL:
- Khoản không mang tính tiền lương
- Không xác định được mức tiền cụ thể
- Không trả thường xuyên, không ổn định
=> Những khoản này sẽ không tính vào tiền lương đóng BHXH.
Các khoản không tính đóng BHXH theo quy định mới nhất
Pháp luật hiện hành chia các khoản không đóng BHXH thành nhiều nhóm dựa trên bản chất chi trả. Việc hiểu đúng từng nhóm giúp doanh nghiệp dễ áp dụng và tránh nhầm lẫn.
Nhóm tiền thưởng và thu nhập không cố định
Theo Điều 104 Bộ luật Lao động 2019:
- Thưởng theo kết quả kinh doanh
- Thưởng sáng kiến
- Thưởng hiệu suất
Đây là các khoản mang tính khuyến khích, không cố định nên không tính đóng BHXH.
Nhóm khoản hỗ trợ, phúc lợi
Bao gồm:
- Tiền ăn ca
- Hỗ trợ xăng xe, điện thoại
- Hỗ trợ đi lại, nhà ở
Các khoản này mang tính phúc lợi, không phải tiền lương nên không thuộc căn cứ đóng BHXH.
Nhóm trợ cấp và hỗ trợ đặc biệt
Theo hướng dẫn của cơ quan BHXH:
- Trợ cấp hiếu hỉ
- Trợ cấp sinh nhật
- Hỗ trợ khó khăn đột xuất
- Trợ cấp tai nạn lao động ngoài chế độ
Những khoản này mang tính hỗ trợ, không ổn định nên không tính đóng.
Danh sách 14 khoản phụ cấp không phải đóng BHXH cần lưu ý
Từ thực tiễn áp dụng và hướng dẫn tại Công văn 1198/BHXH-TL, doanh nghiệp cần lưu ý danh sách các khoản phổ biến sau.
Các khoản phụ cấp phổ biến không tính đóng BHXH
Một số khoản điển hình:
- Tiền thưởng các loại
- Tiền ăn giữa ca
- Hỗ trợ xăng xe, điện thoại
- Hỗ trợ đi lại
- Hỗ trợ nhà ở
- Trợ cấp khi người lao động gặp khó khăn
- Trợ cấp hiếu, hỉ
- Hỗ trợ nuôi con nhỏ
- Hỗ trợ giữ trẻ
- Các khoản hỗ trợ khác mang tính phúc lợi
Tổng hợp thực tế có khoảng 14 nhóm khoản được xác định không phải đóng BHXH.
Điều kiện để các khoản này không bị tính đóng BHXH
Để không bị cơ quan BHXH truy thu, các khoản này cần:
- Không ghi gộp vào lương
- Không chi trả cố định hàng tháng
- Có quy chế riêng (quy chế thưởng, phúc lợi…)
Nếu không đáp ứng các điều kiện trên, khoản chi có thể bị coi là tiền lương.
Khi nào các khoản phụ cấp vẫn phải tính đóng BHXH?
Không phải cứ gọi là “phụ cấp” thì sẽ được loại trừ. Trong nhiều trường hợp, các khoản này vẫn phải đóng BHXH.
Trường hợp khoản phụ cấp mang tính cố định, thường xuyên
Nếu doanh nghiệp:
- Trả đều hàng tháng
- Có mức tiền xác định rõ
=> Khoản này sẽ bị coi là thu nhập thường xuyên và phải đóng BHXH theo quy định tại Điều 89 Luật BHXH.
Trường hợp không tách riêng trong hợp đồng lao động
Nếu các khoản:
- Không được tách riêng
- Gộp chung vào lương
=> Cơ quan BHXH có thể xác định toàn bộ là tiền lương làm căn cứ đóng.
Phân biệt khoản tính đóng và không tính đóng BHXH
Việc phân biệt rõ ràng giúp doanh nghiệp xây dựng cơ cấu lương hợp lý và đúng luật.
Tiêu chí phân biệt theo tính chất tiền lương
Khoản tính đóng BHXH:
- Cố định
- Xác định được mức tiền
- Trả thường xuyên
Khoản không tính đóng:
- Không ổn định
- Không mang tính tiền lương
- Mang tính hỗ trợ, phúc lợi
Ví dụ thực tế giúp doanh nghiệp dễ áp dụng
Ví dụ:
- Lương cơ bản: 8 triệu → phải đóng BHXH
- Phụ cấp ăn trưa: 730.000 đồng → không đóng
- Thưởng KPI theo tháng: không cố định → không đóng
=> Cách tách rõ giúp doanh nghiệp vừa đúng luật vừa tối ưu chi phí.
Rủi ro pháp lý khi xác định sai các khoản không tính đóng BHXH
Việc xác định sai có thể khiến doanh nghiệp đối mặt với nhiều rủi ro pháp lý và tài chính.
Nguy cơ bị truy thu và xử phạt hành chính
Theo Nghị định 12/2022/NĐ-CP:
- Có thể bị truy thu BHXH
- Bị phạt hành chính
- Bị tính lãi chậm đóng
Mức phạt có thể lên tới hàng chục triệu đồng tùy mức độ vi phạm.
Ảnh hưởng đến chi phí doanh nghiệp và quyền lợi người lao động
- Tăng chi phí đột xuất khi bị truy thu
- Ảnh hưởng quyền lợi BHXH của người lao động
- Gây rủi ro khi thanh tra, kiểm tra
Doanh nghiệp cần làm gì để áp dụng đúng quy định về các khoản không tính đóng BHXH?
Để hạn chế sai sót, doanh nghiệp cần chủ động xây dựng hệ thống lương và chính sách rõ ràng ngay từ đầu.
Xây dựng thang lương, bảng lương và cơ cấu thu nhập rõ ràng
- Phân tách rõ lương và phụ cấp
- Xây dựng quy chế thưởng riêng
- Đảm bảo phù hợp quy định pháp luật
Tách riêng các khoản phúc lợi trong hợp đồng lao động
- Không gộp vào lương
- Thể hiện rõ trong hợp đồng hoặc phụ lục
- Có chứng từ, quy chế đi kèm
=> Đây là yếu tố quan trọng giúp tránh bị truy thu BHXH.
Dịch vụ tư vấn BHXH tại Luật Vạn Bảo
Việc xác định sai các khoản đóng BHXH không chỉ làm tăng chi phí mà còn tiềm ẩn rủi ro pháp lý, do đó nhiều doanh nghiệp chủ động tìm đến các đơn vị tư vấn chuyên môn để được hỗ trợ kịp thời.
Luật Vạn Bảo cung cấp dịch vụ tư vấn chuyên sâu về BHXH, hỗ trợ doanh nghiệp:
- Xác định đúng các khoản phụ cấp không phải đóng BHXH
- Rà soát hợp đồng lao động, bảng lương
- Tư vấn xử lý truy thu, thanh tra BHXH
- Tối ưu chi phí nhưng vẫn đảm bảo đúng quy định pháp luật
Doanh nghiệp có thể chủ động trao đổi với đội ngũ chuyên môn khi cần thiết để đảm bảo việc áp dụng đúng quy định và hạn chế tối đa rủi ro phát sinh. Liên hệ 0989 289 295 để được hỗ trợ kịp thời.