Hợp đồng điện tử đang trở thành xu hướng trong hoạt động kinh doanh và quản trị nhân sự. Tuy nhiên, nhiều doanh nghiệp vẫn băn khoăn hợp đồng điện tử có bắt buộc không theo quy định pháp luật. Trong bài viết này, Luật Vạn Bảo sẽ giúp bạn hiểu rõ quy định pháp lý và cách áp dụng đúng.
Hợp đồng điện tử là gì theo quy định pháp luật
Trong bối cảnh chuyển đổi số mạnh mẽ, hợp đồng điện tử ngày càng được sử dụng phổ biến trong nhiều lĩnh vực như thương mại, lao động và dịch vụ. Để hiểu rõ hợp đồng điện tử có bắt buộc không, trước hết cần nắm được khái niệm và giá trị pháp lý của loại hợp đồng này theo quy định pháp luật.
Khái niệm hợp đồng điện tử
Theo Điều 33 Luật Giao dịch điện tử 2023, hợp đồng điện tử là hợp đồng được thiết lập dưới dạng thông điệp dữ liệu thông qua phương tiện điện tử. Việc giao kết hợp đồng có thể thực hiện thông qua các hệ thống điện tử như:
- Nền tảng ký số
- Hệ thống quản lý hợp đồng
- Email hoặc hệ thống giao dịch trực tuyến
Thông điệp dữ liệu được hiểu là thông tin được tạo ra, gửi đi, nhận và lưu trữ bằng phương tiện điện tử theo Điều 3 Luật Giao dịch điện tử 2023.
Như vậy, hợp đồng điện tử về bản chất vẫn là một loại hợp đồng dân sự hoặc lao động nhưng được thiết lập và lưu trữ dưới dạng điện tử thay vì văn bản giấy.
Giá trị pháp lý của hợp đồng điện tử so với hợp đồng giấy
Theo Điều 34 Luật Giao dịch điện tử 2023, hợp đồng điện tử không bị phủ nhận giá trị pháp lý chỉ vì được thể hiện dưới dạng thông điệp dữ liệu.
Điều này có nghĩa:
- Hợp đồng điện tử có giá trị pháp lý tương đương hợp đồng bằng văn bản giấy
- Có thể dùng làm căn cứ chứng minh trong giao dịch dân sự hoặc tranh chấp pháp lý
- Được pháp luật công nhận nếu đáp ứng điều kiện về xác thực và lưu trữ dữ liệu
Vì vậy, doanh nghiệp hoàn toàn có thể sử dụng hợp đồng điện tử trong hoạt động kinh doanh mà vẫn đảm bảo tính pháp lý.
Từ năm 2026 hợp đồng điện tử có bắt buộc sử dụng hay không?
Nhiều doanh nghiệp quan tâm liệu từ năm 2026 pháp luật có bắt buộc sử dụng hợp đồng điện tử hay không. Các quy định mới chủ yếu hướng tới việc khuyến khích và tạo nền tảng quản lý, chứ không bắt buộc thay thế hoàn toàn hợp đồng giấy.
Quy định về hợp đồng lao động điện tử theo Nghị định 337/2025/NĐ-CP
Theo Nghị định 337/2025/NĐ-CP của Chính phủ, hợp đồng lao động có thể được giao kết dưới dạng điện tử thông qua nền tảng hợp đồng lao động điện tử.
Nghị định này quy định:
- Hợp đồng lao động điện tử được tạo lập và ký kết thông qua hệ thống điện tử
- Có thể gắn mã định danh trên nền tảng quản lý hợp đồng lao động điện tử
- Bảo đảm tính xác thực và quản lý dữ liệu lao động
Quy định này giúp chuẩn hóa việc sử dụng hợp đồng lao động điện tử và hỗ trợ cơ quan quản lý theo dõi thông tin lao động.
Doanh nghiệp và người lao động có quyền lựa chọn hình thức hợp đồng
Mặc dù có nền tảng quản lý hợp đồng điện tử, pháp luật không bắt buộc doanh nghiệp phải sử dụng hợp đồng điện tử. Theo Điều 14 Bộ luật Lao động 2019, hợp đồng lao động có thể được giao kết bằng:
- Văn bản giấy
- Thông điệp dữ liệu (hợp đồng điện tử)
Hai hình thức này có giá trị pháp lý như nhau. Vì vậy, doanh nghiệp và người lao động có quyền lựa chọn hình thức phù hợp với nhu cầu giao dịch.
Thời điểm áp dụng quy định về hợp đồng lao động điện tử
Để triển khai việc quản lý hợp đồng lao động điện tử, pháp luật đã quy định rõ thời điểm hiệu lực và lộ trình vận hành hệ thống.
Hiệu lực của Nghị định 337/2025/NĐ-CP
Theo quy định của Chính phủ, Nghị định 337/2025/NĐ-CP có hiệu lực từ ngày 01/7/2026.
Từ thời điểm này:
- Hệ thống nền tảng hợp đồng lao động điện tử sẽ được vận hành
- Doanh nghiệp có thể đăng ký và sử dụng hệ thống để quản lý hợp đồng lao động
- Các dữ liệu hợp đồng được liên kết với hệ thống quản lý lao động
Việc áp dụng nghị định nhằm thúc đẩy chuyển đổi số trong quản lý lao động.
Thời điểm vận hành nền tảng hợp đồng lao động điện tử
Sau khi nghị định có hiệu lực, cơ quan quản lý sẽ triển khai nền tảng hợp đồng lao động điện tử.
Nền tảng này có chức năng:
- Gắn mã định danh hợp đồng lao động
- Lưu trữ thông tin hợp đồng
- Hỗ trợ kiểm tra và quản lý dữ liệu lao động
Tuy nhiên, việc sử dụng nền tảng này không bắt buộc đối với tất cả doanh nghiệp, mà mang tính khuyến khích để nâng cao hiệu quả quản lý.
Điều kiện để hợp đồng điện tử có giá trị pháp lý
Mặc dù hợp đồng điện tử được pháp luật công nhận, nhưng để đảm bảo giá trị pháp lý, hợp đồng phải đáp ứng một số điều kiện quan trọng.
Ký số và xác thực danh tính các bên tham gia
Theo Luật Giao dịch điện tử 2023, việc xác thực danh tính các bên là yếu tố quan trọng trong giao dịch điện tử.
Các phương thức xác thực thường bao gồm:
- Chữ ký số
- Chứng thư số
- Hệ thống xác thực điện tử
Chữ ký số được xem là phương thức phổ biến nhất để đảm bảo tính xác thực và chống giả mạo trong giao kết hợp đồng.
Bảo đảm tính toàn vẹn và khả năng lưu trữ dữ liệu hợp đồng
Theo Điều 12 Luật Giao dịch điện tử 2023, thông điệp dữ liệu có giá trị pháp lý nếu đảm bảo:
- Nội dung không bị thay đổi trong quá trình lưu trữ
- Có thể truy cập và sử dụng khi cần thiết
- Có khả năng xác định nguồn gốc dữ liệu
Do đó, doanh nghiệp cần sử dụng hệ thống lưu trữ hợp đồng điện tử có tính bảo mật cao.
Quy trình giao kết và quản lý hợp đồng lao động điện tử
Việc ký kết hợp đồng lao động điện tử thường được thực hiện thông qua hệ thống quản lý hợp đồng điện tử của doanh nghiệp hoặc nền tảng hợp đồng lao động điện tử của cơ quan quản lý.
Tạo lập và ký kết hợp đồng trên hệ thống điện tử
Quy trình ký hợp đồng điện tử thường bao gồm các bước:
- Tạo nội dung hợp đồng trên hệ thống điện tử
- Gửi hợp đồng cho các bên liên quan
- Thực hiện ký số hoặc xác thực điện tử
- Lưu trữ hợp đồng trên hệ thống quản lý dữ liệu
Quá trình này giúp rút ngắn thời gian giao kết hợp đồng so với phương thức truyền thống.
Gửi hợp đồng lên nền tảng hợp đồng lao động điện tử để gắn mã định danh
Sau khi ký kết, doanh nghiệp có thể gửi hợp đồng lên nền tảng hợp đồng lao động điện tử để:
- Gắn mã định danh hợp đồng
- Lưu trữ dữ liệu hợp đồng
- Đồng bộ với hệ thống quản lý lao động
Việc gắn mã định danh giúp tăng tính minh bạch và dễ dàng quản lý thông tin lao động.
Lợi ích khi doanh nghiệp sử dụng hợp đồng điện tử
Dù không bắt buộc, hợp đồng điện tử mang lại nhiều lợi ích cho doanh nghiệp trong quá trình quản lý và vận hành.
Tiết kiệm chi phí và tối ưu quy trình quản trị nhân sự
Việc sử dụng hợp đồng điện tử giúp doanh nghiệp:
- Giảm chi phí in ấn và lưu trữ giấy tờ
- Rút ngắn thời gian ký kết hợp đồng
- Tự động hóa quy trình quản lý nhân sự
Điều này đặc biệt hữu ích đối với các doanh nghiệp có số lượng lao động lớn.
Thuận tiện trong giao kết và quản lý hợp đồng từ xa
Hợp đồng điện tử cho phép các bên ký kết hợp đồng từ xa thông qua hệ thống điện tử.
Nhờ đó:
- Người lao động có thể ký hợp đồng trực tuyến
- Doanh nghiệp dễ dàng quản lý hợp đồng trên hệ thống
- Dữ liệu được lưu trữ tập trung và dễ dàng tra cứu
Một số lưu ý khi sử dụng hợp đồng điện tử trong doanh nghiệp
Khi sử dụng hợp đồng điện tử, doanh nghiệp cần lưu ý một số vấn đề quan trọng để tránh rủi ro pháp lý.
- Thứ nhất, cần lựa chọn nền tảng ký hợp đồng điện tử có tính bảo mật và xác thực cao.
- Thứ hai, cần đảm bảo hệ thống lưu trữ dữ liệu hợp đồng đáp ứng yêu cầu về bảo mật thông tin.
- Thứ ba, cần tuân thủ quy định của Luật Giao dịch điện tử 2023 và các văn bản liên quan trong quá trình giao kết và quản lý hợp đồng.
Việc tuân thủ đúng quy định sẽ giúp hợp đồng điện tử được pháp luật công nhận và có giá trị khi xảy ra tranh chấp.
Dịch vụ tư vấn pháp lý về hợp đồng điện tử tại Luật Vạn Bảo
Trong quá trình chuyển đổi sang sử dụng hợp đồng điện tử, nhiều doanh nghiệp gặp khó khăn trong việc hiểu và áp dụng đúng quy định pháp luật.
Luật Vạn Bảo cung cấp dịch vụ tư vấn pháp lý về:
- Soạn thảo hợp đồng điện tử
- Tư vấn quy trình ký kết và quản lý hợp đồng điện tử
- Tư vấn sử dụng chữ ký số và nền tảng giao dịch điện tử
Việc tham khảo ý kiến từ đơn vị pháp lý uy tín sẽ giúp doanh nghiệp giảm thiểu rủi ro và đảm bảo tuân thủ đúng quy định pháp luật. Nếu cần hỗ trợ, doanh nghiệp có thể liên hệ Luật Vạn Bảo qua số điện thoại 0989 289 295 để được tư vấn nhanh chóng và chính xác.