Quy định kê khai chủ sở hữu hưởng lợi đang trở thành yêu cầu quan trọng trong quản lý doanh nghiệp nhằm minh bạch cấu trúc sở hữu và phòng chống rửa tiền. Trong bài viết này, Luật Vạn Bảo sẽ giúp doanh nghiệp hiểu rõ quy định pháp luật, đối tượng phải kê khai và thủ tục thực hiện.
Chủ sở hữu hưởng lợi của doanh nghiệp là gì?
Trước khi thực hiện kê khai, doanh nghiệp cần hiểu rõ khái niệm và mục đích của việc xác định chủ sở hữu hưởng lợi theo quy định pháp luật. Nội dung dưới đây giúp làm rõ khái niệm và ý nghĩa của quy định này trong hoạt động quản lý doanh nghiệp.
Khái niệm chủ sở hữu hưởng lợi theo quy định pháp luật
Theo quy định tại khoản 7 Điều 3 Luật Phòng, chống rửa tiền 2022, chủ sở hữu hưởng lợi (Beneficial Owner) là cá nhân có quyền sở hữu thực sự hoặc có quyền kiểm soát đối với tổ chức, bao gồm doanh nghiệp.
Thông thường, chủ sở hữu hưởng lợi là cá nhân:
- Sở hữu trực tiếp hoặc gián tiếp một phần vốn của doanh nghiệp
- Có quyền chi phối việc ra quyết định quan trọng của doanh nghiệp
- Là người thực sự hưởng lợi từ hoạt động của doanh nghiệp
Việc xác định chủ sở hữu hưởng lợi giúp cơ quan quản lý nhà nước nhận diện chính xác cá nhân kiểm soát doanh nghiệp, từ đó tăng tính minh bạch trong hoạt động kinh doanh.
Mục đích của quy định kê khai chủ sở hữu hưởng lợi
Quy định kê khai chủ sở hữu hưởng lợi được ban hành nhằm phục vụ các mục tiêu quản lý quan trọng như:
- Tăng cường minh bạch về cấu trúc sở hữu doanh nghiệp
- Phòng chống rửa tiền và tài trợ khủng bố
- Hỗ trợ cơ quan nhà nước trong quản lý và giám sát hoạt động doanh nghiệp
Theo định hướng quản lý tại Luật Phòng, chống rửa tiền 2022, việc xác định và kê khai chủ sở hữu hưởng lợi là một trong những biện pháp quan trọng để nâng cao hiệu quả kiểm soát dòng tiền và hoạt động tài chính.
Tiêu chí xác định chủ sở hữu hưởng lợi của doanh nghiệp
Để thực hiện kê khai đúng quy định, doanh nghiệp cần xác định đúng cá nhân được xem là chủ sở hữu hưởng lợi. Các tiêu chí xác định được quy định dựa trên tỷ lệ sở hữu và quyền kiểm soát thực tế trong doanh nghiệp.
Cá nhân sở hữu từ 25% vốn điều lệ hoặc cổ phần có quyền biểu quyết trở lên
Một cá nhân được xác định là chủ sở hữu hưởng lợi khi:
- Sở hữu trực tiếp hoặc gián tiếp từ 25% vốn điều lệ trở lên đối với công ty trách nhiệm hữu hạn
- Sở hữu từ 25% cổ phần có quyền biểu quyết trở lên đối với công ty cổ phần
Ngưỡng sở hữu này thường được sử dụng trong nhiều quy định quốc tế về minh bạch doanh nghiệp nhằm xác định cá nhân có ảnh hưởng đáng kể đến hoạt động doanh nghiệp.
Cá nhân có quyền chi phối việc ra quyết định quan trọng của doanh nghiệp
Theo khoản 7 Điều 3 Luật Phòng, chống rửa tiền 2022 và Điều 3 Nghị định 19/2023/NĐ-CP, chủ sở hữu hưởng lợi không chỉ được xác định dựa trên tỷ lệ sở hữu vốn mà còn dựa trên quyền kiểm soát thực tế đối với doanh nghiệp.
Do đó, ngay cả khi không trực tiếp sở hữu từ 25% vốn điều lệ hoặc cổ phần có quyền biểu quyết trở lên, một cá nhân vẫn có thể được xác định là chủ sở hữu hưởng lợi nếu có khả năng chi phối các quyết định quan trọng của doanh nghiệp, chẳng hạn như:
- Quyền bổ nhiệm hoặc miễn nhiệm người quản lý doanh nghiệp
- Quyền quyết định chiến lược kinh doanh, tài chính hoặc hoạt động quan trọng
- Quyền kiểm soát doanh nghiệp thông qua thỏa thuận quản lý hoặc cấu trúc sở hữu
Quy định này nhằm đảm bảo xác định đúng cá nhân thực sự kiểm soát và hưởng lợi từ hoạt động của doanh nghiệp, tránh việc che giấu quyền sở hữu thông qua các cấu trúc quản lý phức tạp.
Trường hợp xác định chủ sở hữu hưởng lợi thông qua sở hữu gián tiếp
Trong thực tế, quyền sở hữu doanh nghiệp có thể được thiết lập thông qua nhiều lớp công ty trung gian, dẫn đến việc cá nhân không trực tiếp đứng tên sở hữu doanh nghiệp.
Theo nguyên tắc xác định chủ sở hữu hưởng lợi tại Nghị định 19/2023/NĐ-CP, việc xác định cần xem xét cả sở hữu gián tiếp thông qua tổ chức trung gian.
Ví dụ:
- Cá nhân A sở hữu công ty B
- Công ty B sở hữu cổ phần hoặc phần vốn góp tại công ty C
Trong trường hợp này, cá nhân A vẫn có thể được xác định là chủ sở hữu hưởng lợi của công ty C nếu tỷ lệ sở hữu hoặc quyền kiểm soát gián tiếp đạt ngưỡng theo quy định.
Việc xác định sở hữu gián tiếp giúp cơ quan quản lý nhận diện chính xác cá nhân kiểm soát doanh nghiệp, đồng thời hạn chế tình trạng che giấu chủ sở hữu thực sự thông qua cấu trúc doanh nghiệp nhiều tầng.
Quy định kê khai thông tin chủ sở hữu hưởng lợi từ ngày 01/7/2025
Việc kê khai thông tin chủ sở hữu hưởng lợi được bổ sung nhằm tăng cường minh bạch về cấu trúc sở hữu doanh nghiệp và hỗ trợ công tác phòng, chống rửa tiền.
Doanh nghiệp phải kê khai thông tin chủ sở hữu hưởng lợi khi nào
Theo khoản 5 Điều 8 Luật Doanh nghiệp 2020, được sửa đổi, bổ sung bởi Luật số 76/2025/QH15, doanh nghiệp có nghĩa vụ cung cấp thông tin về chủ sở hữu hưởng lợi theo yêu cầu của cơ quan nhà nước có thẩm quyền.
Bên cạnh đó, theo Điều 18 Nghị định 168/2025/NĐ-CP về đăng ký doanh nghiệp, người thành lập doanh nghiệp và doanh nghiệp phải kê khai, thông báo thông tin về chủ sở hữu hưởng lợi với Cơ quan đăng ký kinh doanh cấp tỉnh, bao gồm:
- Đăng ký thành lập doanh nghiệp
- Đăng ký thay đổi nội dung đăng ký doanh nghiệp
- Cập nhật thông tin doanh nghiệp theo yêu cầu của cơ quan quản lý
Thông tin về chủ sở hữu hưởng lợi sẽ được cập nhật vào Cơ sở dữ liệu quốc gia về đăng ký doanh nghiệp nhằm phục vụ công tác quản lý nhà nước và tăng cường minh bạch trong hoạt động kinh doanh.
Trường hợp doanh nghiệp thành lập trước ngày 01/7/2025
Đối với doanh nghiệp đã được thành lập trước thời điểm 01/7/2025, pháp luật không yêu cầu phải kê khai ngay thông tin chủ sở hữu hưởng lợi.
Tuy nhiên, khi doanh nghiệp thực hiện các thủ tục liên quan đến thay đổi nội dung đăng ký doanh nghiệp, doanh nghiệp cần bổ sung hoặc cập nhật thông tin về chủ sở hữu hưởng lợi theo quy định.
Trường hợp doanh nghiệp thành lập từ ngày 01/7/2025
Đối với doanh nghiệp được thành lập từ ngày 01/7/2025, việc kê khai thông tin chủ sở hữu hưởng lợi trở thành nội dung bắt buộc trong hồ sơ đăng ký doanh nghiệp.
Theo quy định về đăng ký doanh nghiệp, thông tin kê khai chủ sở hữu hưởng lợi thường bao gồm:
- Họ và tên của chủ sở hữu hưởng lợi
- Quốc tịch
- Thông tin giấy tờ pháp lý cá nhân
- Tỷ lệ sở hữu hoặc quyền kiểm soát doanh nghiệp
Việc kê khai đầy đủ và chính xác thông tin này giúp cơ quan quản lý xác định đúng cá nhân thực sự kiểm soát doanh nghiệp, đồng thời góp phần tăng tính minh bạch trong hoạt động kinh doanh và phòng ngừa các hành vi che giấu quyền sở hữu thực tế.
Thủ tục kê khai thông tin chủ sở hữu hưởng lợi của doanh nghiệp
Theo Luật Doanh nghiệp 2020 và Nghị định 168/2025/NĐ-CP về đăng ký doanh nghiệp (có hiệu lực từ ngày 01/7/2025), doanh nghiệp thực hiện việc kê khai và cập nhật thông tin trong hồ sơ đăng ký doanh nghiệp theo quy định của pháp luật.
Bước 1: Xác định chủ sở hữu hưởng lợi của doanh nghiệp
Trước khi kê khai, doanh nghiệp cần rà soát cấu trúc sở hữu và quyền kiểm soát trong doanh nghiệp để xác định cá nhân đáp ứng tiêu chí chủ sở hữu hưởng lợi theo quy định tại khoản 7 Điều 3 Luật Phòng, chống rửa tiền 2022.
Doanh nghiệp cần xem xét các yếu tố như:
- Cơ cấu cổ đông hoặc thành viên góp vốn
- Tỷ lệ sở hữu vốn hoặc cổ phần có quyền biểu quyết
- Quyền kiểm soát hoặc chi phối hoạt động của doanh nghiệp
Việc xác định đúng chủ sở hữu hưởng lợi giúp đảm bảo thông tin kê khai chính xác và phù hợp với quy định pháp luật.
Bước 2: Kê khai và nộp thông tin cho cơ quan đăng ký kinh doanh
Sau khi xác định chủ sở hữu hưởng lợi, doanh nghiệp thực hiện kê khai thông tin trong hồ sơ đăng ký doanh nghiệp theo quy định tại Nghị định 168/2025/NĐ-CP về đăng ký doanh nghiệp (có hiệu lực từ ngày 01/7/2025)
Việc kê khai có thể được thực hiện trong các trường hợp như:
- Hồ sơ đăng ký thành lập doanh nghiệp
- Hồ sơ đăng ký thay đổi nội dung đăng ký doanh nghiệp
Hồ sơ được nộp đến Phòng Đăng ký kinh doanh thuộc Sở Tài chính nơi doanh nghiệp đặt trụ sở chính theo quy định của pháp luật về đăng ký doanh nghiệp.
Bước 3: Cập nhật thông tin trên hệ thống đăng ký doanh nghiệp
Sau khi hồ sơ hợp lệ được tiếp nhận, cơ quan đăng ký kinh doanh sẽ thực hiện cập nhật thông tin doanh nghiệp vào Cơ sở dữ liệu quốc gia về đăng ký doanh nghiệp theo quy định tại Nghị định 168/2025/NĐ-CP về đăng ký doanh nghiệp.
Thông tin về chủ sở hữu hưởng lợi được lưu trữ và quản lý trong hệ thống nhằm phục vụ công tác quản lý nhà nước và đảm bảo tính minh bạch về cấu trúc sở hữu của doanh nghiệp.
Doanh nghiệp cần đảm bảo các thông tin kê khai đầy đủ, chính xác và được cập nhật kịp thời để hạn chế rủi ro pháp lý trong quá trình hoạt động.
Thời hạn và nghĩa vụ cập nhật thông tin chủ sở hữu hưởng lợi
Ngoài việc kê khai ban đầu, doanh nghiệp còn có nghĩa vụ cập nhật thông tin khi có thay đổi liên quan đến chủ sở hữu hưởng lợi.
Thời hạn thông báo khi có thay đổi thông tin
Khi có thay đổi liên quan đến:
- Tỷ lệ sở hữu
- Cá nhân kiểm soát doanh nghiệp
- Thông tin của chủ sở hữu hưởng lợi
Doanh nghiệp phải thực hiện thủ tục đăng ký thay đổi nội dung đăng ký doanh nghiệp theo quy định của Luật Doanh nghiệp 2020 và Nghị định 168/2025/NĐ-CP về đăng ký doanh nghiệp.
Trách nhiệm lưu giữ thông tin chủ sở hữu hưởng lợi
Doanh nghiệp cần:
- Lưu giữ thông tin về chủ sở hữu hưởng lợi
- Cập nhật khi có thay đổi
- Cung cấp thông tin khi cơ quan nhà nước có thẩm quyền yêu cầu
Việc lưu trữ và quản lý thông tin giúp doanh nghiệp đảm bảo tuân thủ quy định pháp luật về minh bạch sở hữu.
Một số lưu ý khi kê khai chủ sở hữu hưởng lợi của doanh nghiệp
Để tránh sai sót khi thực hiện kê khai, doanh nghiệp cần lưu ý một số vấn đề quan trọng liên quan đến cấu trúc sở hữu và thông tin cá nhân của chủ sở hữu hưởng lợi.
Doanh nghiệp cần rà soát cấu trúc sở hữu và quyền kiểm soát
Trước khi kê khai, doanh nghiệp nên:
- Rà soát toàn bộ cấu trúc cổ đông hoặc thành viên
- Xác định các cá nhân có quyền kiểm soát thực tế
- Làm rõ các trường hợp sở hữu gián tiếp
Chuẩn bị đầy đủ thông tin cá nhân và tỷ lệ sở hữu
Doanh nghiệp cần chuẩn bị đầy đủ các thông tin sau:
- Họ tên cá nhân
- Quốc tịch
- Số giấy tờ pháp lý cá nhân
- Tỷ lệ sở hữu hoặc quyền kiểm soát
Thông tin càng đầy đủ và chính xác sẽ giúp hồ sơ được xử lý nhanh chóng.
Tuân thủ quy định kê khai để tránh rủi ro pháp lý
Việc không kê khai hoặc kê khai sai thông tin có thể khiến doanh nghiệp:
- Gặp khó khăn khi thực hiện thủ tục pháp lý
- Bị yêu cầu bổ sung hoặc chỉnh sửa hồ sơ
- Phát sinh rủi ro pháp lý trong quá trình hoạt động
Do đó, doanh nghiệp cần thực hiện kê khai đúng và đầy đủ theo quy định.
Dịch vụ tư vấn kê khai chủ sở hữu hưởng lợi tại Luật Vạn Bảo
Việc xác định và kê khai chủ sở hữu hưởng lợi có thể khá phức tạp, đặc biệt đối với các doanh nghiệp có cấu trúc sở hữu nhiều tầng hoặc sở hữu gián tiếp.
Với đội ngũ chuyên gia pháp lý giàu kinh nghiệm, Luật Vạn Bảo cung cấp dịch vụ:
- Tư vấn xác định chủ sở hữu hưởng lợi của doanh nghiệp
- Hỗ trợ chuẩn bị hồ sơ kê khai theo đúng quy định pháp luật
- Thực hiện thủ tục đăng ký hoặc cập nhật thông tin tại cơ quan đăng ký kinh doanh
- Tư vấn pháp lý giúp doanh nghiệp đảm bảo tuân thủ quy định hiện hành
Nếu doanh nghiệp cần hỗ trợ về kê khai chủ sở hữu hưởng lợi, có thể liên hệ Luật Vạn Bảo qua số điện thoại 0989 289 295 để được tư vấn và và xử lý nhanh chóng.